I 7 ERRORI PIÙ COMUNI CHE FACCIAMO DURANTE LE DIRETTE ZOOM E CHE FORSE CONTINUIAMO A COMMETTERE ANCORA

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Per quanto difficile sia comunicare efficacemente con questi strumenti, se non sei un professionista, è comunque una nuova realtà alla quale in modo forzato ci siamo dovuti abituare.

Parlare con le persone online è molto diverso che farlo personalmente. E visto che lo faremo sempre più spesso, facciamo un favore ai nostri ascoltatori e al nostro pubblico: perfezioniamo le nostre capacità di comunicazione virtuale.

Se non impariamo ad usare e padroneggiare questa nuova forma di comunicazione ci sarà un impatto negativo molto forte sulla nostra autorevolezza, con risvolti ancora peggiori sul piano lavorativo. E allora come fare a performare al meglio nelle video conferenze? Come trasmettere fiducia, competenza e autorevolezza anche con uno schermo di mezzo?

Partiamo dagli aspetti preliminari. Comunicare online è diverso che comunicare in presenza. Online non abbiamo l'interazione totale con le persone: ci manca il linguaggio del corpo, il feedback, non riusciamo a cogliere quella mole enorme di messaggi non verbali che continuamente ci inviano. In più, parlare davanti ad una telecamera è davvero molto strano.

Ma per quanto strano possa sembrarci, dobbiamo fare di tutto per "ricostruire" una comunicazione circolare che avviene solitamente durante un dialogo in presenza. Cosa intendo per comunicazione circolare? È quando emettiamo un messaggio, c'è chi ci ascolta, riceviamo il feedback di ritorno che ci fa capire se il messaggio è arrivato a destinazione, e se soprattutto è stato compreso nello stesso mondo in cui vuole l'emittente.

Ecco i 7 errori più comuni che commettiamo durante le dirette

Errore 1- Poco contatto visivo

Sappiamo già che il contatto visivo è molto importante. Lo ribadisco sempre nei miei corsi. E sai perché? Il contatto visivo influenza la percezione che hanno le persone rispetto alla tua credibilità, affidabilità e persino della tua capacità di essere un leader. Soprattutto, le persone rimarranno più concentrate su di te perché apparirai più espressivo e aumenterai la tua presenza.
Ma a differenza di quello che accede in presenza dove basta guardarsi negli occhi, online invece, per fare in modo che l'interlocutore si "senta" guadato negli occhi, dovrai guardare la webcam e non la sua immagine sullo schermo.

Lo so, all'inizio ti sembrerà davvero strano perché siamo abituati a guardare lo schermo durante le videochiamate. Ma se vuoi che il tuo pubblico rimanga coinvolto e attento, dovrai sacrificare il tuo desiderio di guardare i loro volti (e il tuo!).
In generale è bene tenere gli occhi sulla webcam almeno per il 50% tempo, il resto per guardarsi intorno e assicurarsi che le persone ti stiano seguendo.
La mia regola è questa: guardo la webcam quando parlo e guardo lo schermo quando ascolto.

Per capire la differenza, che è sottile ma significativa, guarda queste due foto:

sguardo sul monitor

sguardo sulla webcam

Errore 2 - Guardare o leggere gli appunti

Come comunicatore, la priorità numero uno è l'esperienza che offri al tuo pubblico, indipendentemente da cosa usi per comunicare e dalle condizioni in cui ti trovi. Naturalmente non puoi concentrarti sulla loro esperienza se sei troppo occupato a pensare a cosa dire o a leggere i tuoi appunti.

Il fatto che con l'utilizzo di un computer sia facile avere degli appunti sotto, non significa che dobbiamo utilizzarli per forza!

Quando leggiamo gli appunti perdiamo tutta la nostra naturalezza comunicativa. Il dialogo, che dovrebbe essere naturale, quotidiano e conversazionale, si trasforma all'improvviso in una comunicazione impostata e rigida. O, bene che ci vada, appariremo come un cronista che legge le notizie!

Inoltre quando leggiamo gli appunti o se li guardiamo spesso per darci sicurezza, non possiamo guadare la webcam, ricadendo anche nell'errore numero 1.

Pensala in questo modo: le persone si stanno prendendo del tempo, sottraendolo alle loro giornate impegnative, per ascoltarti. Il minimo che puoi fare quindi per onorare il loro tempo è esercitarti un po' in anticipo. Allenati ad argomentare il tuo discorso guardando la camera. Fallo ad altra voce e registrati. Poi riguardati: vedrai da solo il risultato!

Errore 3 - Usare molte slide

Per quanto onnipresenti siano diventate le slide nei discorsi e nelle presentazioni, questo non significa che siano obbligatorie. Se nel nostro discorso non è necessario l’utilizzo di slide, allora facciamone a meno.

Il concetto fondamentale è che tu sei il punto centrale della presentazione, non le slide.

Ricordiamoci che se sulle slide c’è scritto esattamente quello che deve dire l’oratore, allora… uno dei due è di troppo! (di solito l’oratore!)
Per capire se stai inserendo nelle slide le giuste informazioni, la prima domanda a cui dovresti rispondere è: “sto facendo questa determinata slide per aiutare il mio pubblico o per aiutare me stesso?”

La slide deve fornire elementi che tu non puoi spiegare a voce, come un’immagine, un’allegoria, un dato numerico che vuoi che il pubblico ricordi. Non deve essere la trascrizione del tuo discorso.
Spesso le slide vengono preparate come se fossero il “gobbo” o suggeritore. Vengono riempite di parole e frasi per non far dimenticare qualcosa all’oratore. O, peggio ancora, il presentatore legge le diapositive come se leggesse un libro. No: le slide NON servono a questo!

La slide deve essere letta entro 3 secondi, altrimenti l’attenzione del pubblico viene distolta da te che parli.

Sarà successo anche a te mentre ascoltavi la presentazione di qualche oratore. Vedi una slide piena di testo e… cosa fai? Cominci a leggerla. Vuoi sapere cosa c’è scritto. Dev’essere interessante! Il fatto è che nel momento in cui ti sei messo a leggerla, l’oratore ha continuato a parlarci sopra e tu hai perso il filo del suo discorso. Insomma… devi leggere o ascoltare?! E se questo balletto va avanti per tutta la presentazione, il risultato finale sarà che… non avrai capito nulla!

Queste regole valgono per tutti i discorsi o presentazioni in pubblico, figuriamoci nelle presentazioni online.

Quando usiamo una slide in una videopresentazione, tutto lo schermo sarà occupato dalla slide mentre la nostra immagine si sarà ridotta in un angolino dello schermo. Così scompare completamente l'interazione con l'oratore e si comincerà a leggere passivamente la slide.

Ma la domanda è: qual è il contributo dell'oratore, se si limita solo a leggere e argomentare pochissimo le slide? Forse sarebbe stato meglio se me le avesse mandate in pdf via mail così potevo leggermele con calma!

Come risolvere il problema se siamo costretti ad utilizzare le slide?

Ricorda che sei tu il centro della presentazione, quindi usa solo slide che effettivamente possono aiutare il tuo pubblico.

Semplifica, e poi semplifica ancora. Quando le persone sono costrette a scegliere se leggere la slide o ascoltarti, leggeranno la slide, tutte le volte!

Se proprio devi usare la slide, non riempirla con troppi contenuti. La regola è: un punto chiave per ogni slide.

Allenati sugli aspetti tecnici del programma che usi per la diretta. Spesso vedo delle presentazioni con lo schermo condiviso tutto il tempo. Questa è la morte dell'attenzione! Allenati quindi ad inserire e disinserire le slide con facilità. Meno frizioni avrai durante la diretta, più sarai concentrato sul tuo discorso.

Errore 4 - Solleticare la curiosità delle persone a farsi i fatti di casa tua (o del tuo ufficio)

Va bene… lo ammetto! Sono il primo a farlo. Quando faccio le dirette mi piace sbirciare nelle case delle persone. Sono così diverse e offrono tantissimi spunti e retroscena psicologici. Si vedono così tante case disordinate e sfondi improbabili che è difficile non distrarsi.

Ma se siamo noi i relatori, attenzione a che sfondo offriamo alle persone.

Se il tuo obiettivo è mantenere le persone coinvolte e concentrate, assicurati che il tuo sfondo non li distragga. Allo stesso tempo, anche sedersi di fronte a un semplice muro bianco sembra un po' triste. Se possibile seleziona uno sfondo semplice, magari con una pianta e pochi oggetti. Attenzione al sedersi davanti ad una libreria. Lo so che molti la utilizzano perché sembra voler comunicare: “Guardate quanti libri leggo! La cultura è parte integrante della mia vita!". Ma a parte questa comunicazione egocentrica, l'effetto reale è che le persone si metteranno a leggere i titoli dei tuoi libri.

Tuttavia, se sederti di fronte a una libreria è la tua unica opzione, almeno siediti un po' più lontano in modo che il tuo pubblico non sia in grado di leggere i titoli mentre parli.

Infine, due parole sugli sfondi di Zoom. Per quanto simpatici possano essere non andrebbero utilizzati, soprattutto quelli animati, perché distraggono e distolgono l'attenzione dall'oratore.

Errore 5 - Inquadrare solo il viso

Quando guardo del dirette mi sorge sempre la stessa domanda: “Ma hanno semplicemente aperto il computer, acceso la webcam e cominciato a parlare, così... direttamente?!" Cioè, non si sono dedicati neanche un momento per regolare l'inquadratura o almeno farsi la domanda: ma come vengo in video? Apparentemente sembra proprio così.

L'inquadratura è un altro aspetto importante. Ricordiamoci che tutto comunica. La forma è sostanza.

Sia che siate in piedi o seduti, l'inquadratura deve essere a mezzo busto e non solo il viso. Quindi posiziona il pc ad una distanza che consenta alla webcam di aumentare l'inquadratura. In questo modo la tua comunicazione sarà più completa perché puoi usare il linguaggio del corpo mentre parli. Questi segnali non verbali insieme alle espressioni facciali aggiungono contesto ai nostri dialoghi.

Inoltre avrai la possibilità di mettere le mani in vista, che sappiamo trasmettere autenticità e fiducia.
L'altezza della webcam deve essere posta all'altezza del naso o del mento.

Errore 6 - Monotonia vocale e viso teso

Quando parliamo con i nostri amici e familiari c'è un'incredibile varietà naturale nella velocità, nel volume, nel tono e nell'inflessione delle nostre voci. Questa varietà è davvero importante perché aggiunge contesto, significato e carattere alle parole e aumenta l'interesse.

Ma quando siamo nervosi o leggiamo dai nostri appunti, spesso perdiamo quella varietà. E questo può essere un grande problema in un ambiente virtuale dove gli altri segnali non verbali sono più difficili da vedere.

Il modo per avere varietà vocale nella tua presentazione virtuale - o in qualsiasi altra presentazione - è quello di usare parole e frasi che ti fanno sentire a tuo agio. Esercitati in anticipo e registrati. Poi riguardati: se il tuo viso risulta teso e il dialogo non naturale, allora prova a cambiare parole e frasi. Forse stai usando un linguaggio che non usi quotidianamente. Un altro errore che commettiamo quando siamo tesi è che non sorridiamo. Anzi, a volte sembriamo proprio arrabbiati! Questo perché la tensione irrigidisce i muscoli del viso e di conseguenza le espressioni facciali.

Il sorriso non è solo un’espressione facciale universale di gioia e felicità, ma anche generatore di felicità. Il sorriso è contagioso e ci fa apparire più calorosi. Le persone rispecchiano inconsciamente il linguaggio del corpo di chi sta parlando. Quindi se vuoi essere piacevole usa il sorriso e un atteggiamento positivo, e vedrai che le persone faranno altrettanto in modo del tutto naturale.

Per ricordarti di sorridere usa questo trucco: appendi uno smile disegnato vicino alla tua webcam!

Errore 7 - Scarsa illuminazione

Lo sapevi che una giusta illuminazione può farti sembrare molto più preparato e autorevole quando parli attraverso un video?
Se fai tante dirette e video conferenze per lavoro, sappi che quello schermo sul pc o tablet che vedranno le persone rappresenta tutta la tua autorevolezza e professionalità. Quindi ti consiglio di fare una piccolissima spesa per acquistare un paio di luci.

Certo, non è obbligatorio, puoi anche usare delle luci che hai in casa. L'importante è l'effetto finale.
La chiave è quella di mettere una luce principale che punti sul tuo viso da dietro la fotocamera. Meglio ancora se metti due luci laterali. Se non hai delle luci sufficienti, allora usa una bella finestra. Mi raccomando: devi sederti di fronte alla finestra e non con le spalle alla finestra, altrimenti il viso apparirà scuro.

Probabilmente tutti questi errori che vediamo continuamente nel mondo virtuale potrebbero essere risolti se pensassimo che quello schermo che ci divide dalle persone altro non è che un'estensione delle nostra persona. È un amplificatore.

Immagino, e spero, che se dovessimo fare un discorso in pubblico o una riunione sceglieremmo l'abito adeguato, ci prepareremmo al meglio, sceglieremmo una sala ben illuminata e con meno disturbi possibili, guarderemmo le persone negli occhi, ecc.

E allora, perché non facciamo lo stesso nel mondo virtuale?